info@fintresse.nl | T: +31 (0)6 212 549 95

Handige info

Hoe en wat moet je bewaren van je administratie?

Veel ondernemers weten wel dat er een bewaarplicht is. Maar hoe doe je dat dan en voor hoe lang? En hoe zit het met de digitale documenten en opslag? Hieronder lees je in het kort de belangrijkste uitgangspunten.

Originelen

Als origineel geldt een papieren document per post ontvangen, maar ook het digitale document met een mail. Een papieren origineel kun je inscannen om online te filen, maar het origineel bewaar je in een ordner. De scan kan slecht leesbaar zijn en dus moet je altijd kunnen terugvallen op het origineel. Denk hiervoor ook aan kassabonnetjes.
Een digitale factuur bewaar je, met de ontvangen mail, digitaal. Dus ergens op je computer of in de cloud. Uitprinten om dan vervolgens het digitale bestand te verwijderen, mag dus niet! Het digitale bestand geldt als origineel.

De bewaartermijn

Reguliere documenten7 jaar
Documenten m.b.t. (zakelijk) onroerend goed10 jaar

De bewaartermijn gaat in na de definitieve vaststelling van de aangifte over het kalenderjaar. In de praktijk komt er dan al gauw een half jaar tot een jaar bij.

Welke documenten moet je bewaren?

Je bewaart in elk geval:
–    Inkomende en uitgaande facturen 
–    Contracten
–    Offertes
–    Bankafschriften (download ze minstens 1x per jaar als pdf)
–    Agenda
–    Personeelsadministratie (indien van toepassing)

De overstap naar digitaal

Het digitaal bewaren van documenten is natuurlijk de toekomst. Geen papier meer, maar alles in de cloud. Maar wanneer stap je over? Jij zit misschien nu in een soort tussenfase: half digitaal en half in een ordner. Je bent nu misschien best wat tijd kwijt aan het opzoeken van bonnetjes? Herken je dat? Dan is overstappen naar een scan & herken applicatie misschien wel een slimme oplossing. Met een app kun je alle facturen en bonnetjes direct inscannen. Het terugzoeken en verwerken in je administratie wordt daar een stuk eenvoudiger van en het scheelt je aardig wat tijd. 

Bij Fintresse werken we met Basecone, een scan&herken app die gekoppeld kan worden aan verschillende boekhoudpakketten. Basecone is een soort digitale ordner waar alle documenten voor 10 jaar in worden bewaard. Je kunt al je documenten gemakkelijk terugvinden. Documenten, facturen, bonnetjes ed, kun je via de app of de mail uploaden. Dit kun je helemaal zelf doen, maar ook wij kunnen dit van je overnemen.

Wil je meer weten over Basecone? Mail naar info@fintresse.nl

 

Neem contact op

Wilt u een persoonlijke en uiteraard vrijblijvende kennismaking? Ik kijk graag of ik iets voor u kan betekenen!

Contact →

Twinfield login

Gebruikersnaam:

Wachtwoord: